FR : 5 avantages de la visioconférence
5 avantages de la visioconférence
Ces deux dernières années, le recours à la visioconférence a considérablement augmenté. Cette croissance n’a jamais été aussi forte qu’au cours des 12 derniers mois, certains rapports estimant que le marché mondial de la visioconférence pèse entre 6 et 9 milliards de dollars.
Mais cela n’a pas toujours été le cas. Si la visioconférence est devenue si populaire récemment, c’est parce que les services Cloud sont devenus plus accessibles et que la vitesse des connexions Internet a augmenté. Cette évolution, associée au développement de terminaux plus petits et plus légers, a permis de réduire les coûts et de faciliter la distribution, l’installation et l’utilisation.
Les premières expériences de ce que l’on peut considérer comme une « visioconférence moderne » se sont déroulées dans les années 1990, avec les systèmes PicTel d’IBM et CU-SeeMe d’Apple Macintosh. Cependant, ces solutions initiales étaient très coûteuses et disposaient de fonctionnalités limitées (par rapport aux exemples actuels), interdisant aux petites et moyennes entreprises de recourir à cette technologie ; il a même fallu attendre deux ans avant que l’audio ne soit intégré au système CU-SeeMe, qui fut d’abord publié en tant que système vidéo uniquement, limitant de fait la communication entre utilisateurs.
Depuis, ces solutions ont parcouru un long chemin, à tel point que l’intelligence artificielle (IA) est désormais capable de détecter et reconnaître la voix et les visages de chacun, et même de lancer une réunion dès que vous entrez dans une pièce.
S’appuyant sur un trafic quotidien en hausse de 535 % en 2020, la visioconférence cherche à devenir un pilier de notre vie professionnelle. Mais quels sont les cinq avantages majeurs que les entreprises peuvent attendre de cette popularité grandissante ?
1. Gain de temps et de simplicité
Nous ne parlons pas uniquement des heures économisées qui peuvent être utilisées à meilleur escient dans l’entreprise. Organiser des réunions par visioconférence permet de réduire les heures consacrées à leur préparation et limiter le temps perdu avant et après.
D’après une étude menée avant la Covid auprès de 1 000 employés de bureau à travers le Royaume-Uni, en moyenne, un employé passait 10 heures et 42 minutes chaque semaine à préparer et à assister à 4,4 réunions, dont 2,6 étaient jugées inutiles, coûtant aux 5,4 millions d’entreprises britanniques environ 191 milliards de livres chaque année.*
La visioconférence élimine également le temps passé à préparer les salles de réunion. Grâce aux solutions d’espace de réunion intelligentes et aux accessoires vidéo par USB, les utilisateurs peuvent créer des images de qualité 4K en connectant simplement un petit appareil à leur ordinateur portable. Par ailleurs, les fonctionnalités de connexion par touche unique simplifient considérablement le processus d’engagement lorsqu’ils rejoignent des réunions.
Avec l’augmentation de la qualité de la visioconférence et de l’audio, les frontières entre le présentiel et le virtuel s’effacent rapidement.
2. Amélioration de la communication
Les réunions en face à face n’ont plus besoin d’être programmées des jours ou des semaines à l’avance. Il suffit désormais de composer un numéro ou de cliquer sur le lien d’une réunion pour établir instantanément une communication.
Grâce à la visioconférence, nous sommes en mesure de mener ces réunions depuis n’importe où, avec quiconque disposant d’une connexion Internet, ce qui permet une communication longue distance instantanée avec nos collègues et clients.
Dans une enquête menée par Lifesize, 98 % des personnes interrogées déclarent également que la vidéo renforce leurs relations à la fois au sein de l’entreprise et en dehors.
La visioconférence permet aux individus géographiquement dispersés de communiquer en temps réel, en bénéficiant d’une expression en direct, d’intonations claires et d’une ambiguïté moindre.
Nous avons déjà tous reçu un e-mail dont le manque de nuance, lié à la forme écrite, nous a incités à demander des précisions à notre interlocuteur.
Mais grâce aux réunions vidéo instantanées en face à face, les projets sont achevés plus rapidement et plus efficacement, la productivité est améliorée et des relations sont établies.
3. Gain de productivité et de flexibilité
La visioconférence étant devenue la norme, les employés signalent constamment des améliorations de la productivité des réunions ; Wainhouse Research a ainsi constaté que 94 % des entreprises ont observé, d’une manière ou d’une autre, une augmentation de la productivité.
Cela pourrait être dû, en partie, à la flexibilité offerte par la visioconférence. Les heures de début et de fin des réunions sont fixées à l’avance et de nombreuses plateformes alertent les participants lorsque la réunion est sur le point de se terminer.
Cela évite aux réunions de déborder ou offre du moins une excuse aux participants les plus polis pour quitter la visioconférence : « Merci pour votre disponibilité, mais je dois y aller ».
En plus de cette possibilité, les plateformes de réunion proposent également de plus en plus de fonctionnalités de surveillance et d’analyse afin que les organisateurs et les participants puissent tirer le meilleur parti de chaque interaction grâce au suivi et à l’enregistrement des voix via l’IA.
La réception de transcriptions automatiques et la possibilité de cibler certains sujets une fois la réunion terminée permettent d’enregistrer et de conserver les connaissances en vue d’une utilisation future. Cela évite de repasser du temps à couvrir des sujets qui ont déjà été discutés.
4. Réduction des coûts
Les réunions en face à face peuvent avoir une valeur inestimable. Elles constituent un excellent outil pour établir des liens au début d’une relation commerciale ou pour entretenir une ancienne relation, transformant de vagues connaissances en partenariats durables et étroits.
Mais le coût pour l’entreprise peut rapidement devenir très élevé si ces réunions interviennent régulièrement.
D’après une étude de LyteSpark, les entreprises qui exploitent les atouts des logiciels et du matériel de vidéoconférence disponibles peuvent économiser en moyenne 33 000 $ par an sur les déplacements professionnels.
Même s’il ne s’agit pas d’une économie directe, le temps passé à voyager d’une destination à l’autre peut désormais être utilisé à meilleur escient dans l’entreprise, décuplant ainsi les avantages liés à cette réduction des coûts.
5. Préservation de l’environnement
Dernier point : l’impact positif que la visioconférence peut avoir sur l’environnement.
La limitation des déplacements professionnels a un impact direct évidemment positif sur les émissions de gaz à effet de serre ; réduire les déplacements permet de réduire la pollution.
Si cela peut sonner comme une évidence, tout n’est pas aussi tranché qu’il y paraît au premier abord.
Grant Faber, de l’Université du Michigan, s’est particulièrement intéressé à cet aspect. Il a comparé l’impact environnemental des réunions en personne à celui des réunions à distance.
Son étude a ainsi révélé que, même si 6 heures de visioconférence émettent environ 1 300 kg de carbone, ce chiffre contraste fortement avec les émissions des réunions traditionnelles, qui représentent en général plus de 66 fois cette quantité.
Bien sûr, il ne s’agit là que d’une étude instantanée et de multiples facteurs peuvent varier selon la taille et le lieu de la réunion.
Mais cela met en lumière la disparité qui existe entre les réunions physiques et numériques en matière d’impact environnemental.
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Comme nous venons de l’évoquer, la visioconférence présente de nombreux avantages au moment où nous entrons dans une nouvelle ère de travail hybride.
Ce mode de réunion nous aide non seulement à rester étroitement connectés, alors que le travail n’a jamais semblé aussi lointain, mais il permet également aux travailleurs de reprendre le contrôle de leurs réunions et comment utiliser au mieux leur temps.
La visioconférence aide également les télétravailleurs à se sentir moins isolés, 87 % d’entre eux affirment qu’ils se sentent ainsi plus connectés avec leur équipe.
Chez Nuvias UC, nous avons pour objectif de faciliter autant que possible la transition vers le travail pour le secteur de la distribution.
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Sources
- Français
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